Por Marcela Gómez 

Poco más de 65 mil empresas usan hoy factura electrónica, pero mediante un proyecto de ley que la hará obligatoria el Gobierno busca masificar su uso y hacerla obligatoria para todos los emisores de factura, estimados en torno a 450 mil.

Aunque pocas empresas usan este instrumento, más del 47% de las facturas que se intercambian en el país son electrónicas porque los grandes facturadores (como el retail) ya están en ese sistema. Cada mes se incorporan a este sistema entre 600 y mil empresas, pero los que faltan son las empresas de menor tamaño, que precisamente son las que mayores beneficios pueden obtener.

El jefe del Departamento de Atención y Asistencia del SII, Ricardo Pizarro, explica que el proyecto de ley que presentó el Gobierno para universalizar la factura electrónica terminará con la factura en papel, "aunque dependiendo del tipo de operación del contribuyente, en algunos casos se mantendrá un mínimo de stock". La obligación de entrar al sistema podría regir uno o dos años después que se apruebe la iniciativa, que faculta al director del SII para definir ese cronograma.

Para el SII las ventajas de este sistema son evidentes. "Se acaban las facturas falsas, que son un papel que el Servicio nunca timbró. Eso junto a una mayor recaudación y disminución de la evasión", agrega Pizarro. En el SII estiman que entrarían a las arcas fiscales unos $600 millones anuales por este concepto. También hay ventajas para el contribuyente: evita la pérdida de documentos e IVA, agiliza el flujo de documentos dentro y fuera de la empresa, facilita el pronto pago y el acceso a factoring y confirming.

Claves para acceder

CERTIFICADO DIGITAL. El primer paso para emitir facturas electrónicas es tener un certificado digital, que es como el carnet de identidad en internet. "Si ya tiene clave para nuestro sitio en internet, igual necesita el certificado digital, porque por ley ese es el único modo de firmar la factura electrónica. Como las facturas se transan en el mercado, eso es lo que les da la validez legal", dice Rodríguez.

En el mercado hay cinco empresas certificadas para proveer estos documentos, que valen poco más de 8 mil pesos por un año los más básicos. Pero gracias a una asociación con Sercotec, el SII está regalando estos certificados a quienes se inscriban en las unidades que correspondan a sus domicilios. "Hay que ir en persona con el carnet de identidad y luego la empresa proveedora los contacta y les manda su certificado digital", agrega.

Con ese documento se puede comenzar a operar con la factura electrónica desde el portal del SII.

CONECTADO A INTERNET. El jefe de Atención y Asistencia del SII explica que por ley la factura se entrega al momento de la transacción, pero en el caso de factura electrónica esta obligación es distinta ya que se opera en medios digitales. "Si la factura se va a entregar a un comprador que también es electrónico, el sistema envía automáticamente la factura a través de internet cuando la hace". Agrega que si el comprador no es receptor electrónico, se puede imprimir la factura en cualquier impresora y sin necesitar ningún papel especial y entregársela inmediatamente. O la puede enviar por mail en un plazo de 12 horas.

FIN AL TIMBRAJE . Quienes usen factura electrónica ya no necesitan ir a las unidades del SII a timbrar facturas, guías de despacho y otros documentos. "Tenemos casos de empresas familiares pequeñitas que deben cerrar un día para ir a timbrar sus facturas, porque son ellos los que hacen todo. Pierden ese día de trabajo cuando podrían hacer todo por internet", ejemplifica el funcionario.

PAGO MENSUAL: Otro beneficio es que quienes emiten facturas electrónicas pueden retrasar del día 12 al 20 de cada vez el pago de sus impuestos mensuales (PPM). Esto les permite tener más días para usar su capital de trabajo.

COEXISTENCIA CON EL PAPEL . El comenzar a emitir facturas electrónicas no significa que deba obligatoriamente emitir también boletas electrónicas. "La mayor parte de las empresas pequeñas y comercios tienen boleta en papel y factura electrónica", comenta Rodríguez

Añade que aunque el contribuyente esté inscrito en el sistema electrónico, igual puede usar facturas en papel y el SII se las timbrará. "Hay gente a la que le gusta tener un stock pequeño de facturas y guías de despacho en papel por alguna eventualidad. Pueden coexistir las dos cosas".

GUIA DE DESPACHO . Otra ayuda para los facturadores electrónicos es que su uso permite acceder a una guía de despacho electrónica, que permite cumplir con la obligación legal de llevar ese documento en cualquier otra situación de tránsito de mercaderías. Esa guía sirve también cuando se produce la venta de productos pero no se hace de inmediato la factura electrónica.

"Este es un sistema usado por ejemplo en las panaderías, que cada vez que salen con el pan en las mañanas llevan guías de despacho y a fin de mes hacen la factura electrónica cuando cierran las ventas", sostiene.

 Ayuda para la PYME: contabilidad simplificada

Otra ayuda que tiene el Portal Mipyme del SII para las empresas de menor tamaño es la posibilidad de acogerse al sistema de tributación simplificada (conocido como 14 Ter). Este régimen, al que pueden acceder empresas individuales con ventas inferiores a 5 mil UTM en los últimos tres años (unos $200 millones), hace más fácil la administración contable porque la reduce a ingresos y egresos. O sea, no tienen que llevar libros de contabilidad, confeccionar balances y llevar registro del FUT; lo que nivel general se conoce como "la contabilidad de la vieja". Además, les reduce de tasa de impuesto mensual a 0,25% de las ventas brutas mensuales.

"Para quienes están acogidos al 14 Ter y son facturadores electrónicos, en el portal Mipyme les damos una ayuda adicional, que es un módulo para que lleven su contabilidad simplificada, registrando allí sus ingresos y egresos en vez de llevarlos en papel. A final de mes incluso les proponemos algunos códigos para que pueda llenar su declaración de impuestos en el formulario 29) y también hay apoyo para la declaración anual de renta", explica Ricardo Rodríguez.

En ese módulo el microempresario también puede obtener reportes financieros.